Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist eine interne Kalkulationsmethode. Sie dient der Ermittlung der tatsächlich anfallenden Kosten der Verwaltung und damit auch der Kalkulation öffentlicher Abgaben (Steuern, Beiträge und Gebühren). Sie besteht aus Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern. Nur wenn auch mit Kostenträgern (Produkten) gearbeitet wird, sprechen wir von der Kosten- und Leistungsrechnung. Wenn nur mit Kostenarten und Kostenstellen gearbeitet wird, sprechen wir von der Kostenrechnung.

Im ersten Schritt der Einführung wird ermittelt, welche Abteilungen welche Kosten verursachen (Kostenrechnung). Im zweiten Schritt (Leistungsrechnung) wird zusätzlich ermittelt, was die Abteilungen dafür „produzieren“ (Produkte).

Die Einführung der kaufmännischen Buchführung ermöglicht nicht die Ermittlung der in der Behörde tatsächlich anfallenden Kosten!

Produktbildung

Auf der Basis vorhandener Dokumente wird ein Produktplan Ihrer Behörde erstellt und in Einklang mit den landesrechtlichen Vorschriften gebracht. Dabei wird bis auf die Ebene der einzelnen Mitarbeiter gegangen und auch deren Produkte definiert. Dieser Produktkatalog kann dann mit Zusatzinformationen (z.B. welcher Mitarbeiter in welchem Fachbereich bearbeitet welche Produkte etc.) beliebig ergänzt werden. Dieser Produktkatalog kann ohne Zusatzkosten in Ihr vorhandenes DV – System implementiert werden. Für die Erstellung dieses Produktkataloges wenden wir eine besondere Methode an, die Ihre Mitarbeiter nur wenig in Anspruch nimmt.

Kostenstellenplan

Eine Kostenstelle bezeichnet den Ort der Leistungserstellung. „Wo fallen die Kosten an“. Dies kann z.B. nicht nur der Fachbereich „Ordnung“ sein, sondern in Abhängigkeit von weiteren Einflussfaktoren auch z.B. an den Kopiergeräten in der Gesamtverwaltung stattfinden. Bei der Bildung der Kostenstellen wird daher nicht nur die Menge der erbrachten Leistungen berücksichtigt, sondern auch die jeweilige Zielstellung der KLR in Ihrer Behörde.

Kostenartenplan

Der Kostenartenplan zeigt, welche Kosten am Ort der Leistungserbringung anfallen. In einer Verwaltung können diese manchmal unterschiedlicher nicht sein. So fallen im Baubereich z.B. Benzin, Diesel, Plotterdruckkosten u.v.a. an, die im Bereich der internen Personalverwaltung nicht relevant sind. Ebenso fallen Sozialhilfekosten z.B. nicht im Bereich der Finanzverwaltung an. Auf der Basis der (bisherigen) Gruppierungssystematik und dem jeweiligen Kontenplan werden gemeinsam mit den Mitarbeitern der jeweiligen Bereiche all die Kostenarten definiert, die sie für ihre Kosten- und Leistungsrechnung benötigen.

Tarifrecht

Arbeitsplatzbeschreibungen

Die Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen ist zwar keine tarifliche Pflicht, aus Gründen der internen Organisation und der Dokumentation empfiehlt es sich jedoch, dies zu tun. Zur Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen verlange ich nicht die Durchführung mehrwöchiger Aufzeichnungen! Statt dessen werden die wesentlichen Arbeitsinhalte produktähnlich vorgegeben und durch die betreffenden Mitarbeiter mit Tätigkeiten ergänzt. Auf diese Weise erfahren Ihre Mitarbeiter eine weitaus geringere Belastung als bei der bisherigen „konventionellen“ Vorgehensweise der Datenerhebung. Eine arbeitsgerichtlich bestandskräftige Arbeitsplatzbeschreibung kann so ebenfalls erreicht werden.

Es ist selbstverständlich, dass die Personalvertretung in jeder Phase der Erstellung intensiv mit einbezogen wird.

Stellenbewertungen

Auf der Basis vorhandener oder evtl. neu erstellter Arbeitsplatzbeschreibungen wird eine Stellenbewertung durchgeführt. Falls keine Erstellung neuer Arbeitsplatzbeschreibungen gewünscht wird, nehme ich eine detaillierte und umfangreiche Analyse der vorhandenen Beschreibung vor und teile Ihnen das Ergebnis der Stellenbewertung in Gutachtenform mit.

Zielvereinbarungen

Zielvereinbarungen werden auf der Basis betrieblicher Vereinbarungen zwischen allen Mitarbeitern getroffen. Zielvereinbarungen müssen operationabel, d.h. objektiv nachprüfbar sein. Ebenso haben vereinbarte Ziele einen Zusammenhang mit einem evtl. vorhandenem Controllingsystem und damit eine mittelbare oder unmittelbare Verbindung zur Kosten- und Leistungsrechnung.

Sie erhalten für Ihre Behörde die notwendigen Formate (i.d.R. Formblätter o.a.), mit deren Hilfe die erforderlichen Mitarbeitergespräche geführt und die Zielerreichung dokumentiert werden kann. Ebenso erhalten Sie „Formeln“ zur objektiven Bewertung der Zielerreichung.

Betriebsvereinbarungen

Ein Schwerpunkt des öffentlichen Tarifrechtes (TvÖD) ist das Prinzip der leistungsgerechten Vergütung der Mitarbeiter. Die betreffenden Regelungen sind in Dienstvereinbarungen zu regeln. Von der Grundsatzinformation der Mitarbeiter und der politischen Gremien, bis zu allen praktischen Vorbereitungsarbeiten zu der Vereinbarung, letztendlich hin zur tatsächlichen Umsetzung werden sämtliche Arbeiten von mir durchgeführt. Auch hier ist die permanente Einbeziehung der Personalvertretung selbstverständlich.
Fordern Sie ein detailliertes Angebot, auf Grund dessen Sie Ihren tatsächlichen Beratungsbedarf analysieren können.

Controlling

Der Begriff „Controlling“ wird gelegentlich mit „Kontrolle“ verwechselt. Dem ist nicht ganz so, da Controlling nicht nur Kontrollelemente beinhaltet, sondern vielmehr statt dessen den Schwerpunkt auf einer aktuellen Entwicklung („jetzt – Stand“) hat. So sollen auf der Basis aktueller „Ist-Kenntnisse“ evtl. Fehlsteuerungen vermieden werden.

Controllingkonzepte

Nach Einschätzung des Bedarfes (Größe und Aufgaben der Verwaltung, Quantität der politischen Gremien, Finanzvolumen u.a.) erhalten Sie in Gutachtenform eine Beschreibung der Vorgehensweise zum Aufbau und Installation eines Controllingsystems Ihrer Verwaltung. Gegenstand des Gutachtens wird z.B. die hierarchische Ansiedlung von Controllingstellen und deren Berichtsaufgaben sein. Ebenso wird das Verhältnis zwischen politischen Gremien und der Verwaltung bei der Durchführung von Controllingaufgaben begutachtet. Selbstverständlich wird auf Wunsch das Gutachten sowohl innerhalb der Verwaltung wie auch gegenüber den politischen Gremien kommuniziert und erläuternd dargestellt.

Haushaltskonsolidierung

In den Bundesländern verlangen Aufsichtsbehörden die Erstellung eines Haushaltssicherungskonzeptes, wenn der Grad der Verschuldung zu hoch ist. Allerdings werden nur wenige Angaben bzw. Hinweise zur Erstellung von Haushaltssicherungskonzepten vorgegeben. Die Aufstellung und Realisierung ist damit stets eine Aufgabe, die in Verantwortung der Behörde erfolgen muss. Ich berate sie bei der Vorbereitung, Aufstellung und der Umsetzung des Haushaltssicherungskonzeptes. Insbesondere erstelle ich konkrete Vorschläge auf der Basis einer Finanzanalyse und empfehle eine den örtlichen Verhältnissen angepasste Projektstruktur zur Umsetzung des HSK-Projektes.

Kennzahlendefinition

Sobald in Ihrer Behörde die Entscheidungen gefallen sind, wo Controllingstellen eingerichtet werden sollen, müssen diese arbeitsfähig gemacht werden. Dazu müssen die von den Controllingstellen zu verarbeitenden Daten ebenso exakt beschrieben werden, wie die, den einzelnen Stellen gegenüber zu treffenden Aussagen. Elementar wichtig hierbei ist eine Beschreibung der Herkunft der Daten, die die Controllingstellen verarbeiten. Die hierfür erforderlichen Kennzahlen werden in einer Datenstruktur geliefert, die Ihnen die Migration in vorhandene Softwareprodukte leicht ermöglicht.

Umsetzungsberatung

Wenn bereits Controllingsysteme bei Ihnen eingerichtet sind, kann in Gutachtenform dieses System auf Wirkungen analysiert werden. Je nach gewünschter Intensität wird dabei auf das Buchführungswesen bzw. Kosten- und Leistungsrechnungsmethoden eingegangen, sowie auch hierarchische Gegebenheiten untersucht werden.

Organisation

Organisationsentwicklung

Organisationsentwicklung ist ein dauernder und anhaltender Prozess. Er wird von vielerlei Faktoren beeinflusst (Menschen und deren Erwartungshaltung, Gesetzgebung, Arbeitsmittel- und Methoden u.v.m.). Je nach gewünschtem Analysegegenstand- und Analysegrad erhalten Sie in Gutachtenform Aussagen zu den Entwicklungen der unterschiedlichen Einflussbereiche sowie ggf. Hinweise, auf diese gestalterisch einzuwirken.

Organisationsgutachten

Ein Organisationsgutachten dient dem Erkennen von Mängeln in der bestehenden Organisationsstruktur. Es kann sowohl für eine einzelne Abteilung, ein Amt oder eine komplette Verwaltung erstellt werden.

Bei der Erstellung eines Organisationsgutachtens wird großer Wert auf die Einbeziehung der Mitarbeiter gelegt, da nur so ein breiter Konsens über das Ergebnis erreicht werden kann. Die konsequente Einbeziehung der Personalvertretung ist selbstverständlich.

Nach Vorbesprechung mit Ihnen, wird eine Vorgehensplanung erstellt und darin die Schwerpunkte des Gutachtens in der Aufbau- und der Ablauforganisation untergliedert. Es werden klassische Methoden wie z.B. Arbeitsplatzaufzeichnungen, Interviewtechniken und Multimomentaufnahmen angewendet. Die Ergebnisse werden mit den betreffenden Organisationseinheiten und Mitarbeiter/innen besprochen und anschließend das Gutachten erstellt.

Falls gewünscht, werden Beschlussvorlagen für ihre Entscheidergremien erarbeitet.

Geschäftsprozessoptimierung

Geschäftsprozessoptimierung (GPO) oder Geschäftsprozessmodellierung (GPM) [Engl. Business-Process-Reingeneering (BPR)] bedeutet zunächst die Geschäftsprozesse zu erfassen, bevor diese verändert werden.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen setzt voraus, dass diese bekannt sind. Hier wird eng an den Produktkatalog Ihrer Behörde angeknüpft. Falls ein solcher nicht vorhanden ist, ist dies der erste Arbeitsschritt, diesen für die betreffenden Aufgabengebiete zu erstellen. Denn nur wenn bekannt ist, was zu tun ist, können die entsprechenden Prozesse beschrieben werden.

Falls in ihrem Hause eine eigene Softwarelösung zur GPM vorhanden ist, kann von uns die Datenbasis erstellt, sowie methodisches Vorgehenswissen für Sie geleistet werden. Falls keine eigene Softwarelösung vorhanden ist, wird die weitere Arbeit der Darstellung und Modellierung von mir bzw. den Geschäftspartnern mit dem notwendigem Methoden-Know How geliefert.

Die Arbeitsergebnisse erhalten Sie dann nach der standardisierten Methode der eEPK (einfache Erweiterte Prozess- Kette).

Die notwendige Datenerhebung wird weitestgehend ohne Belastung Ihrer Mitarbeiter durch (digitale) Dokumentenanalyse durchgeführt.

Selbstverständlich erhalten Sie auch im Anschluss Hinweise und Empfehlungen zur Implementierung der vorgeschlagenen Prozessverbesserungen.

Datenschutz

Datenschutzberatung

Sowohl für den/die behördeninterne/n Datenschutzbeauftrage/n wie auch für dessen/deren Ansprechpartner/innen in den Fachbereichen, wird eine umfassende datenschutzrechtliche Beratung angeboten. Dies können allgemeine Fragen zum Datenschutz sein, wie auch bereichsspezifische Fragen, z.B. der Personaldatenverarbeitung oder zum Umgang mit Sozialdaten.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass durch mich keine Rechtsberatung nach dem Rechtsberatungsgesetz geleistet werden darf! Evtl. notwendige Rechtsberatung kann jedoch gerne vermittelt werden.

Anlagen- und Verfahrensverzeichnis

Das Datenverarbeitungsverfahren „EasyDSV“ bietet Ihnen eine digitale Möglichkeit, die gesetzlich zwingend vorgeschriebene Führung des Anlagen- und Verfahrensverzeichnisses auf einfache Art und Weise, datenschutzgerecht zu führen und zu pflegen.

Das Verfahren zeichnet sich durch eine sehr einfache Menüsteuerung sowie umfangreiche Hilfetexte aus der Praxis aus, wodurch jeder Mitarbeiter ohne aufwändiges manuelles Kopieren von Formularen, manuelle Auswertungen etc. die Verzeichnisse führen kann.